دستورالعمل ارزيابي و صدور گواهي تاًييديه محصول
1- ارائه درخواست : پس از دريافت فرم درخواست گواهي تاًييديه محصول از متقاضي، از طريق نامه، فكس، پرتال يا پست الكترونيك، واحد صدور گواهي، درخواست را بررسي كرده و در صورت اطمينان از اين كه محصول در محدوده فعاليتهاي مركز است، آیین نامه صدور گواهی، موافقتنامه ارزیابی، فهرست مدارک لازم، فرم موافقت با بازرسی و پيشفاكتور هزينه ارزيابي، جهت شروع فرآيند ارزيابي براي متقاضي فرستاده ميشود. متقاضي لازم است فرم بازرسی را تكميل و امضاء نمايد و همراه با نمونه محصول و مدارك اعلام شده به مركز ارسال كند . موافقتنامه بايد قبل از شروع فرآيند ارزيابي توسط متقاضي مورد امضاء قرار گيرد. متقاضي بايد فردي را كه اختيارات تام براي تماس با مركز، در كليه مراحل ارزيابي / صدور گواهي / دريافت نشان دارد را كتباً معرفي كرده و در صورت تغيير، به مركز اعلام نمايد.
2- ثبت درخواست : واحد صدور گواهي، به محصول و به متقاضي (در صورتي كه فاقد كد شناسايي در مركز باشند ) كد شناسايي تخصيص داده و مشخصات درخواست و مدارك دريافت شده را در سامانه رايانهاي ثبت مينمايد.
3- ارزيابي : ارزيابي در چهار مرحله انجام ميگيرد:
- مطالعه اسناد ارسال شده براي اطمينان از تطابق با الزامات صدور گواهي
- تهيه برنامه زمانبندي ارزيابي
- آزمون
- بازرسي محل توليد و/يا توزيع محصول
براي ارزيابي محصول، مركز حداقل يكبار آزمون و يكبار بازرسي خواهد داشت. دفعات بيشتر آزمون و بازرسي در صورت نياز، امكانپذير است. ( با نظر کمیته صدور گواهی )
متقاضي بايد مراحل ارزيابي را با موفقيت طي كند. ارزيابي مطابق رويه كاري مركز بوده وبراي تعيين تطابق با استانداردها و ساير الزامات قانوني و ضوابط مربوطه صورت ميگيرد.
3-1- مطالعه اسناد ارسالي : اسناد ارسال شده به مركز بايد توسط واحد صدور گواهي به دقت بررسي و گزارش مربوطه تهيه و توسط مدير واحد تأييد شود. در صورت عدم تطابق اسناد با الزامات و ضوابط تعيين شده، گزارشی مبنی بر درخواست اصلاح موارد فوق الذکر براي متقاضي ارسال ميشود.
3-2- تهيه برنامه زمانبندي ارزيابي : واحد صدور گواهي برنامه زمانبندي ارزيابي شامل جدول زماني ارزيابي (آزمون و بازرسي)، نام واحد مسئول انجام آزمون و نام بازرس را تهيه می نماید و بازرس به صورت کتبی به متقاضی معرفی می شود.
3-3- آزمون نمونه محصول : واحد صدور گواهي در صورت كامل بودن مدارك ارسالي، نمونه محصول همراه با مدارك مرتبط با آزمون از قبيل نتايج آزمونهاي قبلي (توسط كارخانه و يا آزمايشگاههاي آكرديته) را از متقاضی دریافت کرده وجهت بررسي و آزمون و اعلام نتيجه به واحد مسئول انجام آزمون ارسال ميكند.
3-4- بازرسي : بازرسي جهت اطمينان از پايداري فرآيند توليد/ توزيع صورت ميگيرد. مركز در صورت لزوم ميتواند بازرسيهاي پايشي را با تقبل هزينههاي بيشتر توسط متقاضي انجام دهد.
طي دوره بازرسي، بازرس چكليست بازرسي را تكميل کرده و در صورت مشاهده عدم تطابق، بازرس بايد در مكان بازرسي مسئول شركت را آگاه كرده و شواهد عدم تطابق را ثبت نمايد.
در انتهاي جلسه بازرسي، فرم تأييديه بازرسي تكميل شده و به امضاء مسئول شركت ميرسد. كليه مستندات مرتبط با پيادهسازي و عمليات كنترل كيفي بايد براي ارزيابي قابل دسترس باشد.
4- گزارش ارزيابي : حداكثر 5 روزكاري پس از اتمام عمليات ارزيابي، بايد گزارشات ارزيابي آماده شده و به مدير صدور گواهي ارائه شود. مدير صدور گواهي پس از دريافت كليه گزارشات، خلاصه ارزيابي را تهيه كرده و همراه گزارشات و كليه اسناد مربوطه، به كميته صدور گواهي ارسال مينمايد. در صورتي كه مدير صدور گواهي مواردي را براي بازبيني يا اصلاح مشاهده كرد، متقاضي را از طريق فرآيند زير مطلع ميكند:
الف) مدير صدور گواهي مواردي را كه بايد بازبيني يا اصلاح شوند كتباً به متقاضي اعلام كرده و از او ميخواهد كه تا تاريخ معيني اصلاحات لازم را انجام دهد.
ب) پس از دريافت گزارش اصلاحات انجام شده توسط متقاضي، مدير صدور گواهي، بسته به مورد، درخواست آزمون يا بازرسي مجدد ميكند.
ج) پس از دريافت گزارشات ارزيابي مجدد، مدير صدور گواهي خلاصه ارزيابي مجدد را تهيه كرده و به همراه گزارشات ارزيابي قبلي و كليه اسناد مربوطه به كميته صدور گواهي ارسال مينمايد.
5- قضاوت و تصميمگيري : قضاوت و تصميمگيري در مورد صدور يا عدم صدور گواهي تاًييديه به عهده كميته صدور گواهي است.
6- اعلام نتيجه : پس از تشکیل کمیته و اعلام نظر از سوی کمیته به مدير واحد صدور گواهي نتيجه توسط این واحد به صورت کتبی به متقاضی اعلام می گردد.
الف ) در صورت مثبت بودن رای کمیته، پیش نویس قراداد جهت ارائه گواهی، پایش و اعطای نشان جهت درج بر محصولات را تهیه و برای متقاضی ارسال می نماید. مدیر عامل شرکت متقاضی باید حداکثر طی یک ماه پس از دریافت، قرارداد را امضاء و به مرکز عودت دهد و عدم عودت به معنای لغو درخواست خواهد بود.
ب ) در صورت منفی بودن رای کمیته گزارشی مبنی بر دلایل عدم ارائه گواهی شامل نتایج ارزیابی با ذکر الزاماتی که شرکت متقاضی موظف به رعایت آن می باشد و همچنین استاندارد و یا ضوابط فنی که بر اساس آن ارزیابی صورت گرفته، تهیه و به متقاضی اعلام می گردد.
7- ارائه گواهي تأييديه : پس از مبادله قرارداد، پايش و اعطای نشان، گواهی تائيديه به متقاضی ارائه خواهد شد. گواهي تاييديه تحت مالكيت مركز است و در صورت صدور و ارائه به شركت متقاضي، نبايد بدون اجازه كتبي مركز، كپي يا به هر شيوه ديگري تكثير شود.
8- رويه حفظ گواهي :
8-1- بازرسي پايشي: بازرسي پايشي حداقل 2 بار در سال در فواصل معين انجام ميشود و شامل بازرسي از مكان توليد/ توزيع/ خردهفروشي/مصرف بوده و به منظور اطمينان از حفظ تطابق محصول با الزامات گواهي تاًييديه صادر شده صورت ميگيرد. مدير صدور گواهي بايد كتباً دارنده گواهي را از نتايج بازرسي مطلع سازد.
8-2- شكايات مشتريان: هر زمان كه مركز لازم بداند، ميتواند از دارنده گواهي، مستندات مربوط به شكايات مشتريان محصول تاًييد شده و نيز گزارش عمليات انجام شده توسط دارنده گواهي در پاسخ به شكايات فوق را درخواست نمايد. علاوه بر آن در صورتي كه مركز شكايتي را از مشتريان محصول تاًييد شده، مستقيماً دريافت نمايد، ميتواند شكايت را كتباً به دارنده گواهي منعكس كرده و از دارنده گواهي درخواست پيگيري و پاسخگويي به شكايت و انعكاس فعاليتهاي انجام شده و نتايج آن به مركز را نمايد.
9- نشانگذاري: در صورتي كه دارنده گواهي تاًييديه علاقمند به استفاده از نشان مركز بر روي محصولات تاًييد شده خود باشد، بايد تعداد نشان لازم براي هر محصول طي دوره قرارداد، همراه با برنامه زمانبندي دريافت نشان و تعداد نشانهاي لازم در هر مرحله را كتباً به مركز اعلام نمايد. مركز كتباً اجازه استفاده از نشان بر محصولات داراي گواهي تاًييديه را به همراه نمونه فرم نشانگذاري براي دارنده گواهي ارسال ميكند. شركت دارنده گواهي موظف است در فواصل زماني مشخص شده در مجوز كتبي، نسخهاي از فرمهاي نشانگذاري تكميل شده را به مركز ارسال نموده و نسخهاي را جهت مراجعات بازرسان پايشي نزد خود نگهداري نمايد.
